보도자료 작성 방법의 핵심은 제목, 리드, 본문, 인용문, 사진 설명이라는 다섯 요소를 정해진 순서대로 갖추고, 송출 직전에 사실관계와 표기를 다시 점검하는 데 있다. 실무에서 생기는 문제는 대개 글솜씨보다 이 구조와 검수 단계를 건너뛰는 데서 비롯된다.
처음 보도자료를 맡은 담당자는 회사 소개서를 그대로 옮겨 붙이는 경우가 많다. 그러나 기사는 독자가 처음 접하는 글이므로, 회사가 하고 싶은 말보다 독자가 알고 싶어 하는 사실을 앞에 두는 쪽으로 보도자료 작성 방법을 다시 정리할 필요가 있다.
■ 제목, 무엇이 달라졌는지를 한 줄로 요약한다
제목은 기사 전체를 읽지 않아도 무슨 일이 있었는지 알 수 있도록 주체와 핵심 변화를 함께 담는 것이 기본이다. 가상의 식품 제조사가 새 공장을 가동했다면 회사명과 가동 사실, 생산 품목을 한 줄 안에 넣는 식이다.
수식어를 길게 붙이면 정작 중요한 정보가 뒤로 밀린다. '혁신적인', '획기적인' 같은 표현은 근거 없이 쓰이면 독자에게 광고 문구로 읽히기 쉬워서, 보도자료 작성 방법을 익힐 때 가장 먼저 줄여야 할 습관으로 꼽힌다.
제목 길이도 점검 대상이다. 검색결과나 기사 목록에서는 긴 제목의 뒷부분이 잘려 보일 수 있으므로, 핵심 단어를 앞쪽에 두고 부제를 따로 달아 세부 내용을 보충하는 방식이 실무에서 자주 쓰인다.
■ 리드 문단, 핵심 사실을 두세 문장에 담는다
리드는 제목 바로 아래 첫 문단으로, 누가·언제·어디서·무엇을·어떻게·왜라는 육하원칙의 핵심을 두세 문장 안에 담는다. 첫 문단만 읽고 다음 기사로 넘어가는 독자도 있으므로, 리드만 읽어도 소식의 요지가 전달되도록 쓰는 것이 좋다.
리드에 회사 연혁이나 대표 인사말을 먼저 넣으면 새로운 소식이 묻힌다. 리드 작성은 보도자료 작성 방법 가운데 연습이 가장 많이 필요한 부분인 만큼, 회사 소개는 마지막 문단에 짧게 두고 리드는 이번에 알리려는 사실 하나에 집중하는 편이 낫다.
■ 본문, 중요한 정보에서 보충 정보 순으로 배치한다
본문은 리드에서 밝힌 사실을 구체적으로 풀어내는 부분이다. 일반적인 보도자료 작성 방법에서는 중요한 정보를 앞에, 배경과 보충 설명을 뒤에 두는 역피라미드 구조를 권하는데, 이렇게 쓰면 편집 과정에서 뒷부분이 줄어도 핵심은 남는다.
가상의 교육 서비스 기업이 새 강좌를 열었다면 강좌 내용과 대상, 시작 시기를 먼저 쓰고 개설 배경과 향후 계획을 뒤에 붙이는 식이다. 수치와 날짜는 내부 자료와 대조해 정확히 적고, 추정치라면 추정이라는 점을 분명히 밝힌다.
문장은 하나에 하나의 정보를 담는 것이 기본이지만, 짧은 문장만 이어 붙이면 글이 끊겨 읽힌다. 배경과 이유를 설명하는 대목에서는 문장을 조금 길게 이어 쓰고, 전문 용어는 처음 나올 때 한 번 풀어서 적어 두는 것이 보도자료 작성 방법의 기본에 해당한다.
■ 인용문, 담당자의 판단과 계획을 전한다
인용문은 사실 나열만으로는 전하기 어려운 회사의 판단이나 계획을 담는 장치다. 대표나 담당 임원의 말을 빌려 이번 결정의 배경과 앞으로의 방향을 한두 문장으로 정리하면 기사에 사람의 목소리가 생긴다.
다만 인용문까지 홍보 문구로 채우면 기사 전체의 신뢰가 떨어진다. 발언자의 이름과 직함을 정확히 적고 실제로 내부 확인을 거친 표현인지 점검하는 일도 보도자료 작성 방법에서 자주 놓치는 대목이다.
■ 사진과 사진 설명, 권리 관계부터 살핀다
사진은 기사 내용을 눈으로 보여주는 자료이므로 본문과 직접 관련된 장면을 고르는 것이 좋다. 사진 설명에는 사진 속 인물이나 장소, 촬영 시점을 간단히 적어 독자가 본문을 읽기 전에도 상황을 짐작할 수 있게 한다.
사진을 쓰기 전에는 저작권과 초상권 문제가 없는지부터 따져야 한다. 인터넷에서 내려받은 이미지나 동의를 받지 않은 인물 사진은 배포 뒤 문제가 될 수 있으므로, 직접 촬영했거나 사용 권한을 확보한 사진을 준비해 두는 편이 안전하다.
사진 파일은 원본 비율을 유지한 선명한 것을 고르고, 여러 장을 보낼 때는 어떤 사진을 대표로 쓸지 순서를 정해 전달한다. 파일 이름에 촬영 장소나 내용을 적어 두면 원고와 사진을 대조하는 과정에서 혼선이 줄어든다.
■ 송출 전 검수사항, 표기부터 공개 범위까지
원고가 완성되면 점검표를 놓고 한 항목씩 확인하는 것이 좋다. 회사명과 브랜드명 표기, 대표자와 발언자의 이름·직함, 날짜와 수치, 연락처와 링크 주소가 내부 자료와 일치하는지가 첫 번째 확인 대상이다.
다음으로 근거 없는 과장 표현이나 다른 회사를 깎아내리는 비교가 들어가지 않았는지 살핀다. 제목과 리드가 본문 내용과 어긋나지 않는지, 사진 설명이 실제 사진과 맞는지도 함께 보면 송출 뒤 정정 요청을 줄일 수 있다.
마지막으로 사내 결재 라인에서 공개해도 되는 정보인지 확인한다. 아직 계약이 마무리되지 않은 거래처나 내부 일정이 원고에 남아 있으면, 보도자료 작성 방법을 아무리 잘 지켰더라도 곤란한 상황이 생길 수 있다.
검수는 작성자 혼자 하기보다 원고를 처음 보는 동료에게 한 번 읽혀 보는 방식이 효과적이다. 작성자는 이미 내용을 알고 있어 빠진 정보를 알아채기 어렵지만, 처음 읽는 사람은 이해가 막히는 지점을 곧바로 짚어낸다.
■ 원고 작성 부담을 덜어주는 송출 서비스
자료는 있지만 기사 형식으로 정리할 시간이 부족하다면 원고 작성을 포함한 송출 서비스를 검토해 볼 수 있다. 크몽의 JW Times 언론홍보 기사 송출 서비스는 워드·PDF 원고나 홈페이지·블로그 주소, 회사 소개와 강조점만 전달하면 기사로 작성해 송출한다.
상품은 기사 5건을 250개사에 송출하는 STANDARD가 48,000원, 기사 10건의 DELUXE가 88,000원, 기사 20건의 PREMIUM이 158,000원이다.
수정 횟수는 STANDARD와 DELUXE가 2회, PREMIUM이 5회이며 작업일은 각각 1일, 1일, 2일로 안내돼 있다.
전화번호 삽입과 링크 1개는 무료이고, 사진을 1장 추가하면 5,000원이 붙는다. 오후 3시까지 접수하면 당일 송출되고 등록 결과는 다음 날 오전에 안내되므로, 앞서 정리한 검수사항을 접수 전에 마쳐 두면 일정을 잡기 수월하며 주문 방법은 하단 안내에서 확인할 수 있다.
[JW Times 언론홍보 서비스 주문 및 상담]
크몽 JW Times 언론홍보 기사 송출 서비스
주문 안내: https://kmong.com/gig/586859
대표전화: 02-476-3223
휴대전화: 010-8075-7895
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